データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

「一時的に入力するデータが増えたとき」や「データ入力業務で従業員の負担が大きくなったとき」の対処方法は「臨時で入力業務専任のバイトを雇うべきか」それとも「アウトソーシングするべきか」でとても悩みます。 今回は、専任バイトとアウトソーシングそれぞれのメリットとデメリットをお話しします。 それぞれの特徴を知ることが、どちらを選択すべきかのヒントになるのではないでしょうか。

専任バイトとは、特定の業務を行うために雇うアルバイト従業員です。短期雇用のこともあれば長期になることもあります。 ＜メリット：入力業務をリアルタイムでみることができる＞ 専任バイトを雇用すれば、データ入力作業は社内で行うことになります。入力をするPCや席を用意する必要があります。メリットは、入力業務をリアルタイムでみられることです。データ入力は、手元に資料を置いて作業することが多いため、資料の扱いをみていられることはセキュリティの視点からもメリットがあります。 ＜デメリット：指導時間もコストがかかる＞ 専任バイトを雇用した場合は、バイト従業員への指導が必要です。最初は設備の使い方から説明し、業務内容の説明に進みます。データ入力業務は、単純な作業と思われがちですが、実際に作業を始めてみると疑問点が多く、想像以上に時間ははやく過ぎていきます。専任バイトを雇用するデメリットは、指導時間やPCの不調などで作業が止まっている時間もコストがかかることです。

アウトソーシングは、データ入力業務を業務だけ外部の業者に外注することです。 ＜メリット：納期厳守で無駄なコストがかからない＞ アウトソーシング最大のメリットは、納期が厳守されることです。データ入力業務を請け負った業者は、作業量に応じて人員を集めて対応します。専任バイトを雇用する場合は、バイト従業員の作業スピードによって納期が前後する可能性がありますが、アウトソーシングの場合は納期を基準にして作業人数を調整することができるのです。また、コストはデータ量を基準にして算出されるため、無駄なコストはかかりません。専任バイトを雇用した場合は、作業が停滞している時間もコストは発生しましが、アウトソーシングは停滞している時間のコストは発生しないメリットがあります。 ＜デメリット：事前準備が必要＞ データ入力作業をアウトソーシングするときには、業務をまるごと外注することになります。専任バイトを雇用すれば、事前準備をしていなくても、指導と並行して準備をすることができます。しかしアウトソーシングは、外注する段階で業務の工程と着地点を明確にしなくてはなりません。入力途中で仕様を変更することになれば時間とコストが無駄に発生してしまいます。アウトソーシングする入力業務の概要などの事前準備は、賢くアウトソーシングを活用するためのコツでもあります。 アウトソーシングを請け負う業者は、数多くの経験があります。仕様の決定や納品形態などの事前準備でお困りのことがあれば、経験に基づき希望に沿った提案をすることができます。

専任バイトの雇用とアウトソーシングにはメリットとデメリットがあります。データ入力業務だけでなくほかにも業務が複数あり、随時業務の変更がある場合はバイトを雇用した方が適しています。一方、データ入力業務のみで納期と品質を重視するならばアウトソーシングが適しています。