データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

アウトソーシングは、業務の一部を外部に出すことです。アウトソーシングを成功させる代表的なポイントは「業務の標準化」や「相性のいい業者選び」です。しかし、もっと意外なポイントもあります。今回は、アウトソーシングを上手に活用し成功させる意外なポイントを紹介します。

アウトソーシングを成功させる最大のポイントは、相性のいい業者を選ぶことです。アウトソーシングは、業務を委託することですが意外と委託してからも業者とのやりとりは続きます。アウトソーシングした業者とよい関係を築くことは、お互いに気持ちよく仕事を続けられるだけでなく、なにかあったときでも気軽に相談できるようになります。 ただし、あまりにも「関係のよさ」を重視するがために「言うべきこと」も以心伝心で伝わっていると思ってしまうことがあります。よくある失敗は「この業務はおそらく30万円くらいで大丈夫だろう」と予算の予測をたててしまうことです。例えば、紙ベースの資料をスキャンしてデータ化する作業は、一見単純作業で安い予算でできるように感じるかもしれません、しかし、スキャン作業は紙ベースの資料を取り出し、スキャンをしたあとに検索するためのタイトルを入力したり、再び紙ベースの資料を元通りにしたりと結果に見えない作業がたくさんあります。そのため、予測していた予算よりも大幅に高い見積額になる可能性が高いのです。 「餅屋は餅屋」という言葉がありますが、アウトソーシングの予算はアウトソーシング業者にストレートに相談し伝えることが成功させるポイントです。「予算30万円で紙資料をデータ化したい」と相談すれば、アウトソーシング業者は予算を加味した解決策を提案します。

企業には、ローカルルールがあるものです。エクセルデータの作成を例に挙げても、入力の方法や体裁の整え方にはローカルルールが存在しているものです。 アウトソーシングを成功させるためには、現場の担当者の協力が必須です。ローカルルールは、外から見れば「えっ、こんな入力の仕方をしていたの」と思うことがあるかもしれません。しかし、ローカルルールもしっかりと伝えることで、より早く正確に仕事をすることができるでしょう。 2020年に総務省はデータ入力の統一ルールを発表しました。「1セル1データ」や「スペースや改行で体裁を整えない」など、どこの企業でも使えそうなルールです。とはいっても、現実は現場の担当者のやり方が優先されている傾向があります。 よくある例は、エクセルデータ入力の際に最上段にだけ正式名称を入力し、以下の段にはナンバーしか入力されていないことがあります。業界の人ならば、ナンバーをみただけで識別できることかもしれませんが、アウトソーシング業者は業界の常識が通用しません。「当たり前」と思っていることや「私のやり方」というローカルルールを漏れなく伝えることは、意外な成功ポイントです。

アウトソーシングを利用するということは、業務の一部を外部に出すということです。外部に出すことになった業務には担当者がいたはずです。アウトソーシング失敗の影には、実は従業員の思いが関係していることがあります。 例えば、ある従業員が自分のすべての力を注いできた業務があります。その業務をアウトソーシングに出すことになったとき、担当していた従業員は気持ちよくアウトソーシング業者に業務のやり方を教えるでしょうか。思い入れのある業務ほど手放したくないと思うものです。 アウトソーシングを成功させる意外なポイントは、業務を渡す従業員に誤解させないことです。突然「あなたの業務を外注にだすことにします」と言われれば、多くの人は「業務削減されるということは人員削減ということになり、自分はどうなるのだろうか」と不安になるでしょう。従業員には、アウトソーシングの目的を伝え、その人が不安にならない配慮が必要ではないでしょうか。 アウトソーシングは、会社にとっても従業員にとっても大きな変化です。成功させるためには、さまざまなポイントがあります。アウトソーシング業者は、過去の経験から成功させるポイントを熟知しています。不明点があればすぐに相談できる業者をみつけることが、最大の成功ポイントかもしれません。