データ入力代行（データエントリー）入力作業代行サービス 株式会社イーアールエー

クラウドサービスや手頃な価格で手に入るソフトが普及し、多くの業務をシステム化する企業も増えています。業務の一部をシステム化することはともかく、業務すべてを完全システム化することは現実にできるのでしょうか。今回は、大幅なコスト削減と人員不足の解消が見込める完全システム化とアウトソーシングを比べて、どっちが現実的なことなのかを考えてみます。

完全システム化とは、一切人の手が入らず、システムだけで業務を完結することです。これができれば、人手不足は一気に解決し、大幅に人件費が削減できるでしょう。完全システム化するためには、システム化をする専門業者と打ち合わせをすることから始まります。「この業務の負担が大きいからシステム化して負担を軽減したい」や「人手が足りないからシステム化して人手不足を解消したい」ということが完全システム化の動機に多いようです。 しかし多くの場合、話しが進み具体的な話になっていくと「完全システム化」が夢のような世界の話に変化してくのです。例えば「手書きの伝票を入力する負担を軽減したい」ということが目的だったはずが、徐々に「手書きの伝票をなくして、経理業務のすべてを完全システム化したい」と夢が膨らんでしまうのです。 「完全システム化」という言葉には、夢があります。一切人の手が入らず、最初から最後まで機械やシステムが完璧にこなすイメージです。しかし、夢のようなことは非現実的であり、膨大なコストがかかります。「完全システム化」という言葉には、最初の目的を忘れさせる力もあります。最初は「手書きの伝票を入力する負担を軽減したい」ということが目的でした。しかし、徐々に夢は膨らみ「これができるなら、あれも一緒にやればいいのではないか」と次から次へと上乗せがつくのです。

完全システム化されれば、人の手を介さずに業務が遂行されます。これは夢のような話ですが、見方を変えれば怖い話です。なぜならば、エラーや変更があったときの対応がとても難しくなったり、遅くなったりするからです。人の手によって行われていれば、エラーがあればエラーの原因をすぐに突き止めることができるでしょう。変更があったとしても、すぐに変更箇所をみつけて対処することができます。しかし、完全システム化されていたらエラーがあってもシステムや機械に「お任せ」になっていたため、なかなかエラーの原因がわからない可能性があります。さらに、完全システム化といってもまったく人が携わらないことは不可能でしょう。最終確認は人の目が必要であり、システムの使い方や活用方法を決めるときには人の判断が求められます。 「完全システム化」は、人の手が一切入らずに業務を最後まで行うことです。これを現実に行うためには、エラーや変更は一切ない非現実的な条件が必要になります。

完全システム化は不可能であり、現実的には必要のないことでしょう。企業がシステム化に魅力を感じる原因は、人手不足や業務過多にあるのではないでしょうか。 アウトソーシングは、本来の目的を解消する現実的な手段です。完全システム化のように夢が膨らみ過ぎることはありません。経験と実績がある業者が、クライアントの求めていることをくみ上げて、現実的な方法で解決策を提案します。「クライアント対担当者」という人対人が取り組むことで、エラーや変更があるときでも速やかに対応することができます。 完全システム化は非現実的な話です。一方で、システムやアウトソーシングを上手に活用して業務を分散させる時代でもあります。必要なことは「何をしたいのか」を決めることです。最終目的がはっきりすれば、完全システム化が必要ないことに気がつきます。そして、アウトソーシングという手段がいかに柔軟で現実的な手段であるかに気がつくのではないでしょうか。 システム化は、ゼロか100かになりがちです。一方のアウトソーシングは、オーダーメイドで業務を移行することができます。